9 Tips agar Meeting Online Lebih Efektif saat WFH

WFH (Working From Home) memaksa kita juga untuk melaksanakan meeting secara online.

Bagi seorang karyawan seperti saya, penerapan WFH sebenarnya cukup menguntungkan karena tidak harus berangkat ke kantor setiap hari, jadi bisa lebih hemat untuk biaya transportasi dan biaya makan siang yang biayanya harus beli.

Saya pribadi juga merasa lebih nyaman bekerja dirumah daripada di kantor karena merasa bisa lebih produktif dan menyelesaikan banyak hal.

Tapi, tentunya butuh waktu untuk menyesuaikan kondisi ini, karena yang biasanya ketika butuh diskusi sesuatu dengan rekan kerja tinggal panggil nama atau langsung ketemu, sekarang harus melakukannya secara online.

Selain itu kegitan meeting yang seringkali kita laksanakan di kantor juga mau tidak mau sekarang harus melakukan meeting secara online.

Kadang-kadang sampai merasa bosan karena sedikit-sedikit harus meeting online.

Awal-awal ketika harus WFH dan melaksanakan meeting secara online juga merasakan banyak hal yang kurang efektif dan buang-buang waktu.

Namun, seiring berjalannya waktu, kita harus mengatur kegiatan meeting online agar bisa berjalan lebih efektif.

Berikut adalah 7 tips yang bisa kamu terapkan agar kegiatan meeting online-mu lebih efektif.

. . . . .

#1. Pastikan koneksi internet lancar

Jika ingin menjalankan meeting secara online, tentunya kamu harus memiliki perangkat yang nantinya akan digunakan, baik itu berupa hp atau laptop.

Selain itu, pastikan kamu juga memiliki koneksi internet yang lancar, karena kelancaran koneksi juga menjadi salah satu pendukung buat kamu agar bisa mengikuti proses kegiatan meeting dengan lancar.

Kamu tentunya tidak ingin ketika rekan kerja atau atasanmu sedang membahas sesuatu yang penting dan berhubungan dengan tanggung jawabmu, tiba-tiba suaranya tidak terdengar jelas atau bahkan terputus sehingga kamu harus meminta tolong untuk mengulangi pembicaraan itu setelahnya.

Jadi, kelancaran koneksi internetmu jadi hal pertama yang harus kamu perhatikan ketika ingin melaksanakan meeting online.

#2. Wajibkan untuk menyalakan kamera

Beberapa aplikasi yang digunakan untuk kegiatan meeting online juga mendukung untuk menampilkan video.

Jika memang kamu memanfaatkannya, usahakan untuk semua anggota meeting agar menyalakan kamera ketika meeting berlangsung.

Mewajibkan untuk menyalakan kamera menjadi salah satu cara agar anggota meeting bisa fokus dan serius mengikuti jalannya meeting online tersebut, karena tentunya kamu akan merasa malu jika ketahuan mengantuk atau melakukan aktifitas lain ketika meeting beralangsung.

Hal yang terlihat sepele ini bisa membantu meeting berjalan lebih efektif.

#3. Tentukan tujuan yang jelas.

Sebelum melaksanakan meeting secara online, hal yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan dari kegiatan meeting tersebut.

Topik apa saja yang kira kira akan dibahas dalam agenda meeting tersebut.

Apakah meeting itu dilakukan untuk melakukan update progress dari projek yang sedang berlangsung, atau memecahkan masalah yang sedang terjadi atau justru membahas keduanya.

Tujuan meeting yang jelas akan membantu kamu tetap fokus pada apa yang harus dicapai dalam agenda meeting tersebut.

#4. Tentukan durasi meeting yang diperlukan.

Seperti jalannya sebuah acara, agenda meeting juga perlu ditentukan durasi waktunya, baik durasi meeting secara keseluruhan maupun durasi dari setiap pembahasan topik.

Perhitungkan berapa lama kira-kira waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pembahasan pada agenda tersebut.

Agar durasi waktu tidak terlalu lama dan pembahasan yang tidak kunjung selesai, usahakan untuk menjalankan meeting untuk membahas pengambilan keputusan penting atau penyelesaian sebuah masalah.

Pastikan juga agar waktu yang kamu tentukan tidak terlalu sedikit dan juga tidak terlalu panjang, agar setelah kegiatang meeting online selesai, semua anggota bisa kembali melanjutkan pekerjaan lainnya atau segera menindak lanjuti keputusan yang didapatkan.

#5. Persiapkan dengan matang

Mempersiapkan semua agenda meeting secara matang, baik itu sarana prasarana, topik pembahasan atau mungkin hal-hal lain yang dibutuhkan ketika meeting.

Jangan lupa juga untuk menginfokan kepada semua anggota meeting agar mempersiapkannya dengan matang.

Jika semuanya bisa dipersiapkan dengan matang, jalannya proses meeting pun akan bisa lebih cepat dan lebih efektif.

#6. Pilih waktu yang tepat.

Efektif tidaknya meeting yang kamu jalankan juga dipengaruhi pemilihan waktu untuk menjalankan meeting online tersebut.

Sebisa mungkin agendakan meeting di jam-jam awal masuk kerja atau di pagi hari, alasannya adalah karena kondisi anggota meeting masih segar sehingga masih bisa dikondisikan untuk tetap fokus.

Jangan lakukan meeting di jam-jam genting seperti menjelang makan siang atau menjelang pulang kerja, karena di jam-jam tersebut fokus kita tentunya sudah berkurang dan konsentrasi sudah mulai pudar.

Rasanya ingin segera menyelesaikan kegiatan meeting agar bisa segera makan siang atau segara pulang untuk beristirahat.

Hasilnya, agenda meeting justru terasa berjalan terburu-buru dan kurang efektif.

#7. Libatkan orang-orang terkait.

Agenda meeting tidak selalu harus diikuti oleh semua karyawan.

Tentukan orang-orang yang berkaitan dengan topik yang dibahas pada agenda meeting tersebut, misalnya bagian perencana, bagaian keuangan, pengambil keputusan, dan bagian pelaksana di lapangan.

Tidak perlu melibatkan orang-orang diluar kepentingan yang nantinya hanya sekedar mendengarkan dan tidak terlalu penting untuk dihadirkan di acara meeting tersebut.

#8. Adakan sesi tanya jawab

Agar semua anggota meeting benar-benar paham tentang apa yang sudah dibahas pada setiap agenda meeting, penting untuk menyediakan sesi tanya jawab.

Jangan sampai agenda meeting selesai tapi masih ada hal yang dibingungkan atau ada keputusan yang belum dipahami oleh semua anggota meeting.

Hal itu penting karena setiap orang punya tanggung jawab masing-masing untuk melakukan follow up terhadap hasil dari agenda sebuah meeting.

#9. Catat hal-hal penting.

Usahakan untuk mencatat hal-hal penting ketika jalannya meeting.

Setiap orang punya kemampuan tersendiri untuk mengingat, jadi untuk mengantisipasi lupa pada hasil dari setiap meeting, pastikan kamu memiliki catatan, minimal catatan yang berkaitan dengan tanggung jawabmu.

Selain pencatatan secara pribadi, perlu juga adanya notulen untuk mencatat semua hasil meeting yang nantinya bisa dibaca seluruh anggota.

Hal ini bisa mengantisipasi jika ada anggota yang lupa mencatat apa hasil meeting pada hari itu.

. . . . .

Kesimpulan

Kegiatan meeting online menjadi salah satu aktifitas baru yang harus kita hadapi dalam pekerjaan.

Mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan untuk setiap agenda meeting bisa membantu membuat jalannya meeting lebih efektif.

Jangan sampai agenda meeting membahas topik yang terlalu luas sehingga membutuhkan banyak waktu untuk berdiskusi dan saling lempar pendapai sampai akhirnya ada keputusan yang bisa diambil.

Jika memang diperlukan, harusnya meeting online dilakukan membahas topik tertentu atau fokus pada pengambilan keputusan karena masing-masing anggota sudah menyiapkan semuanya dengan matang.

Semoga bermanfaat.

0 Shares
26 comments
  1. Benar banget, ada tuh kadang yang ikutan meeting tapi ga aktifkan kamera, kan aneh rasanya, takut ga fokus dan kitanya jadi berpikir aneh aneh

  2. Untuk on-kan kamera ini bisa serba salah soaknya kalau di-on-kan terus, sinyal sering tidak stabil sementara kalo gak di-on-kan rasanya salah juga hehe.

  3. nah kadang suka alesan tuh ga mau idupin kamera hihi.. tapi kalau sifatnya sedang belajar di kelas misalnya, harusnya diwajibkan sih. biar fokus bener2 sekolah or kuliah. ngga kemana2.

  4. Persiapan matang adalah kunci…meski meeting online tanpa tatap muka tetep aja ribet sebanrnya ya…Kalo gak prepare bisa belepotan meetingnya

  5. Suamiku juga full WFH sejak pandemi nih, lama-lama jadi terbiasa juga kok. Supaya pekerjaan online lancar memang harus dikasih jadwal juga ya & pastinya didukung koneksi internet yang lancar juga apalagi di rumah semuanya online termasuk yang sekolah juga

    1. Minuman favorit memang bisa menjadi salah satu teman saat meeting, jika menghindari ngantuk, salah satu persiapannya adalah tidur cukup jika memang ada jadwal meeting keesokan harinya.
      Terima kasih atas tanggapannya ya, semoga membantu

    1. Jika tidak diwajibkan memang sebagian besar lebih memilih off kamera, tapi jika memang tujuannya ingin fokus dalam kegiatan tersebut sarannya adalah wajib menyalakan kamera, terima kasih atas tanggapannya, semoga membantu ya kak

    1. Hal yang biasanya menyebabkan meeting jadi memboasankan adalah permbahasan yang tidak to the point sehingga bertele-tele.
      Terima kasih atas tanggapannya, semoga membantu

  6. Kalau untuk on camera, konditional, hihihi, karena biasanya lagi repot di rumah, jadi izin off, tapi kalau lagi mau foto bareng, on camera. Terpenting jaringsn internet lancar nih

    1. Jika kegiatannya meeting yang memang penting menurut saya sebaiknya tidak dibarengi dengan mengerjakan hal lain, namun jika kegiatan meeting seperti seminar online dan lain-lain mungkin itu konditional, terima kasih atas tanggapannya, semoga membantu

  7. Semenjak pandemi dah bbrp Kali ikut Kegiatan meeting online Dan udah Jadi SALAH satu aktifitas yang harus di HADAPI wFH… Jadi terbiasa bnget iya terutama internet yg lancar ya

  8. Bener banget ini mas, efisiensi waktu sangat penting ya karena masing masing orang kan punya kebutuhan yang berbeda ya, mksh tipsnya sangat bermanfaat

  9. kadang Yang bikin males itu kantorku selalu ngadain meeting rombongan, alias semua orang dibawa meeting sama brainstorming. padahal harusnya yang berkaitan aja. jadinya kerjaan utamanya jadi ketunda terus. mana meetingnya dari siang sampai sore. ngebul nih kepala. eh maap lho kak jadi curhat. haha.

    1. Terlalu banyak menyertakan anggota meeting yang sebenernya tidak terlalu penting atau tidak ada kaitannya dengan meeting memang menjadi salah satu penyebab yang membuat kegiatan meeting jadi tidak efektif dan akan berpeluang memperlebar pembahasan. terima kasih atas tanggapaannya, semoga membantu yaa

  10. meeting online jadi aktivitas baru yang akhirnya jadi rutinitas ya kak, makanya poin-poin begini penting untuk diperhatikan. Koneksi internet nih yang harus dipastikan lancar, biar komunikasi pas meeting online juga lancar

Leave a Reply

Your email address will not be published.

You May Also Like